A reputação das reuniões tem piorado a cada dia. Muitos profissionais não aguentam mais participar desses encontros que, na maioria das vezes, são uma total perda de tempo. E a responsabilidade por tudo isso é justamente deles. Que ironia, né?
Aposto que você já passou dias inteiros trancado (a) em salas, em reuniões intermináveis. Uma atrás da outra. E, quando a última acabou, você pensou: “Que bom! Agora vou trabalhar.” Calma! Pense bem: como assim trabalhar após esses compromissos? Eles são parte das suas atividades profissionais. Por isso, assim como você prioriza responsabilidades e faz a gestão do tempo que dedica a cada uma delas, é essencial avaliar a necessidade de participar desses encontros.
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Se as reuniões forem bem organizadas ou usadas com moderação, elas podem salvar muitos projetos e profissionais |
O problema é que as reuniões passaram a ser usadas para os participantes falarem de temas nada relevantes, se queixarem de algo ou alguém, comentarem assuntos pessoais ou simplesmente se desligarem das responsabilidades, ou seja, elas se tornaram um momento para passar o tempo.
Mas, se as reuniões forem bem organizadas ou usadas com moderação, elas podem salvar muitos projetos e muitos profissionais. Ter várias pessoas reunidas e falando sobre o mesmo assunto de uma vez só, permite que todos fiquem alinhados sobre determinado tema e otimiza recursos dos profissionais, já que decisões podem ser tomadas. E para utilizar as reuniões da melhor forma possível, destaco algumas recomendações:
1. Avalie se precisa ir: você não vai ao banco quando, na verdade, precisa de uma consulta médica, certo? É a mesma coisa com as reuniões. Simples assim. Não assuma um compromisso se não tiver que estar lá. Para ajudar você a identificar a necessidade da sua presença, faça essas perguntas a si mesmo(a):
â— Qual o tema da reunião?
â— Esse tema tem alguma relação com o meu trabalho?
â— Existe alguém da minha equipe que conhece o tema melhor do que eu?
â— Qual o objetivo do encontro?
â— Que tipo de contribuição posso dar em uma reunião com esse tema e objetivo?
â— Qual a relevância do assunto a ser tratado?
â— Esse assunto pode ser resolvido com um email ou telefonema?
â— Quem são os outros participantes da reunião?
â— Quais são as minhas prioridades no meu trabalho? Essa reunião se encaixa nessa
lista?
2. Seja pontual: chegue sempre alguns minutos antes da reunião começar, para poder se preparar. Mesmo que você não lidere o encontro, sempre há algo a fazer, ainda que seja simples, como pegar água e café. Se a reunião não for no seu escritório, verifique quanto tempo precisa para se deslocar e bloqueie a sua agenda. Com tantos aplicativos de trânsito, não dá mais para usar sempre a mesma desculpa: “Nossa, o trânsito estava P.A.R.A.D.O!”
3. Participe de verdade: uma vez que você identificou a necessidade de estar na reunião, significa que ela é importante para o seu trabalho. Por isso, você deve participar dela. De verdade! Nada de ficar com celular ou computador ligados – a não ser que eles sejam úteis para o assunto da reunião ou para fazer anotações. Se não for esse o caso, deixe-os longe e desligados! Também é importante que você faça perguntas para esclarecer todas as dúvidas e evitar que esse encontro se desdobre em outros ou emails, telefonemas, mensagens, ou seja, perda de tempo.
4. Defina próximos passos: durante uma reunião, os participantes costumam falar sobre os próximos passos mas, isso acontece de forma desorganizada, o que impede que todos tenham os pontos anotados. Quando isso acontece, a chance do encontro se estender, virar um email, telefonema ou mensagens é muito grande. Por isso, nunca deixe a sala de reunião sem falar especificamente sobre os próximos passos e ter certeza de que todos estão alinhados.
5. Reserve um tempo: sair de uma reunião e entrar em outra em seguida, pode fazer com que você se esqueça de algo importante ou até prejudicar sua concentração na atividade seguinte. Por isso, evite agendar um novo compromisso logo após uma reunião. Reserve alguns minutos para olhar suas anotações, compreender o que deve fazer, delegar as atividades que precisar de colaboração etc.
Bom trabalho!
Lygia Pontes
consultora em Comportamento, Comunicação
